Arbeitskräfteverwaltung-Software erklärt: Vorteile, Funktionen und die besten Optionen für 2025

Software für Workforce-Management — das ist nicht nur etwas für die Technikliebhaber. Im Gegenteil, eigentlich genau das Gegenteil. 

Tatsächlich würden wir sagen, dass es ziemlich essenziell ist, wenn Sie ein E-Commerce-Unternehmen führen — egal ob von zu Hause, vom Büro oder von der Decks eines Segelboots auf den Seychellen aus.  (Hinweis: Falls Sie zur letzteren Kategorie gehören, sind wir große Fans eines Betriebsausflugs und eine wirklich freundliche Truppe… unsere Mailbox ist offen). 

Aber wir schweifen ab… Das Wichtigste ist, dass Workforce-Management-Software (WFM-Software) sowohl für kleine Unternehmen als auch für große Konzerne einen bedeutenden Unterschied machen kann. Durch eine bessere Organisation, leichtere Handhabung und — letztlich — durch Zeitersparnis. 

Im Wesentlichen hilft sie dabei, alles zu steuern — von der Planung der Mitarbeitereinsätze bis hin zur Prognose zukünftiger Personalbedarfe — und sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen stets reibungslos läuft, auch wenn Sie nicht direkt dabei sind.

Was genau ist also Workforce-Management-Software, und welchen Nutzen kann sie für Ihr Business bringen? Gute Fragen… Lass uns diese gleich hier und jetzt klären.

Was ist Workforce-Management-Software?

Workforce-Management-Software (WMS) bezeichnet eine Reihe digitaler Werkzeuge, mit denen Unternehmen ihre Belegschaft organisieren, verwalten und optimieren können. Das umfasst die Mitarbeitereinsatzplanung, die Überwachung der Personalkosten, die Einhaltung von Arbeitsgesetzen sowie die Steigerung der Gesamtproduktivität. Kurz gesagt: Workforce-Planungssoftware unterstützt Unternehmen bei der Prognose, der Planung und Steuerung von kurz- und langfristigen Personalbedarfen.

Warum also jetzt darüber nachdenken, wenn Sie vorher noch nicht daran gedacht haben? Nun, abgesehen davon, dass sich Ihr Geschäft weiterentwickelt, wächst und eine automationsbasierte Unterstützung braucht… im Jahr 2025 ist WFM-Software so fortschrittlich wie nie zuvor, integriert KI, Datenanalysen und Cloud-Technologien, um Echtzeit-Insights und Automatisierungen zu bieten. Kurz gesagt: Das ist ziemlich beeindruckend, und es lohnt sich, einen genaueren Blick darauf zu werfen.

„Durch die Automatisierung von Einsatzplanung und Anwesenheit reduziert WFM-Software Verwaltungskosten um bis zu 20 %.“ – Gartner

Wichtige Vorteile von Workforce-Management-Software

1. Verbesserte Effizienz Durch die Automatisierung von Einsatzplanung, Anwesenheitskontrolle und Compliance-Checks reduziert Workforce-Management-Software den Verwaltungsaufwand. So können HR-Teams und Management sich auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren.
2. Kostenersparnis WFM-Software hilft Unternehmen, Überstunden zu reduzieren, Unterbesetzungen zu vermeiden und Personalkosten zu kontrollieren. Optimale Einsatzpläne stellen sicher, dass Mitarbeitende weder über- noch unterbesetzt sind, was die Kosten besser kontrolliert.
3. Verbesserte Mitarbeitermotivation Viele Workforce-Management-Lösungen bieten Selbstbedienungsportale, die Mitarbeitenden ermöglichen, Urlaub zu beantragen, Schichten zu tauschen oder ihre Einsatzpläne zu verwalten. Diese Flexibilität erhöht die Mitarbeitermotivation und -bindung.
4. Genaue Personalprognosen Mit Workforce-Planungssoftware können Unternehmen den Personalbedarf anhand historischer Daten, zukünftiger Trends und Geschäftzyklen vorhersagen. Präzise Prognosen minimieren das Risiko von Über- oder Unterbesetzung.

Wie Workforce-Management-Software Ihrem Unternehmen helfen kann

Egal ob Sie ein aufstrebendes E-Commerce-Unternehmen führen oder ein erfahrener, großer Anbieter sind — Workforce-Management-Software kann eine Vielzahl von Geschäftsanforderungen abdecken.

1. Echtzeit-Transparenz

WFM-Software ermöglicht es Managern, die Aktivitäten und Leistungen der Mitarbeitenden in Echtzeit zu überwachen. So können Probleme bei Anwesenheit, Produktivität oder Aufgaben sofort erkannt und behoben werden.

2. Nahtlose Integration

Die meisten Workforce-Management-Programme lassen sich mit anderen Unternehmenssystemen wie Lohnabrechnung, Personalverwaltung und Leistungsmanagement integrieren. Das sorgt für ein einheitliches Nutzererlebnis und verringert Fehlerquellen in mehreren Systemen.

3. Einhaltung von Vorschriften und Risikomanagement

Die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und -vorschriften kann komplex sein, besonders bei einer großen Belegschaft. Software für Workforce-Management hilft dabei, die Einhaltung lokaler, bundesstaatlicher und nationaler Arbeitsgesetze sicherzustellen, inklusive Überstunden, Pausenregelungen und vielem mehr.

„87 % der Unternehmen, die Workforce-Management-Software einsetzen, berichten von weniger Verstößen gegen Vorschriften.“ – SHRM

Die besten WFM-Softwareoptionen für 2025

Bei der Wahl der Workforce-Management-Software ist es wichtig, eine Lösung zu finden, die zu Ihren spezifischen Anforderungen passt. Hier einige der Top-Optionen für 2025:

1. eDesk – Ein wichtiger Bestandteil Ihrer Workforce-Management-Strategie

Als führende Lösung im Bereich Kundenservice spielt eDesk eine zentrale Rolle im größeren Ökosystem Ihrer Workforce-Management-Software. Da immer mehr Unternehmen den Kundendienst in ihre Abläufe integrieren, unterstützt eDesk die Verwaltung von Kundenkontakten, die Überwachung der Support-Teams und die Optimierung von Arbeitsabläufen. Die Ergänzung Ihrer WFM-Software durch eDesk kann sowohl die internen Abläufe als auch die Kundenzufriedenheit verbessern.

Die Funktionen von eDesk (wie automatisiertes Ticketing, Echtzeit-Berichte und Team-Kollaborationstools) machen es zu einer großartigen Ergänzung jeder WFM-Strategie, und sorgen dafür, dass Ihr Support-Team effektiv neben Ihrer allgemeinen Belegschaft verwaltet wird.

2. ADP Workforce Now

Bekannt für seine leistungsstarken Funktionen im Bereich Lohnabrechnung und Personalmanagement bietet ADP auch umfangreiche WFM-Tools. Die Software von ADP unterstützt alles — von der Prognose der Personalkosten bis zur Mitarbeitereinsatzplanung und der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

3. Kronos Workforce Ready

Kronos ist ein vertrauenswürdiger Name im Bereich Workforce-Management-Software. Es bietet Werkzeuge für Zeiterfassung, Einsatzplanung und Abwesenheitsmanagement, alles gestützt auf fortschrittliche Berichte und Analysen.

Fazit: Warum eDesk eine zentrale Komponente Ihrer WFM-Strategie ist

Wenn Sie eine umfassende Workforce-Management-Lösung entwickeln möchten, sollte eDesk als wichtiger Bestandteil Ihrer WFM-Software-Strategie betrachtet werden. Seine Tools für Kundenservice und Teammanagement bieten wichtige Funktionen, die Ihre strategische Personalplanung ergänzen.

Durch die Integration von eDesk in Ihre WFM-Software können Sie sicherstellen, dass Ihr Kundendienstteam optimal arbeitet und Ihre gesamte Belegschaft auf die Unternehmensziele ausgerichtet ist — selbst wenn Sie auf diesem Yacht in den Seychellen unterwegs sind. Wenn Sie Ihre Kundenzufriedenheit steigern und die Abläufe Ihres Support-Teams vereinfachen möchten, kann eDesk Ihnen dabei helfen.