How to handle Amazon FBA shipping and returns

Les vendeurs utilisant FBA laissent souvent Amazon gérer tous les aspects. Si vous êtes sérieux au sujet de la gestion d'une entreprise FBA performante, vous ne pouvez pas vous permettre de prendre des risques. Voici ce que vous devez savoir sur l'expédition et les retours avec Amazon FBA.

Le processus d’expédition d’un inventaire comporte plusieurs étapes. Commençons par le début et voyons quelques conseils pour chaque étape que vous gérez.

Expédier votre inventaire du fournisseur

Tout d’abord, sauf si vous êtes un fabricant ou que vous traitez directement avec un fournisseur local, vous devrez faire expédier votre inventaire à votre adresse (certains envoient directement du fournisseur à Amazon, mais la majorité souhaitent l’inspecter elles-mêmes et le préparer pour Amazon).

C’est assez simple si vous expédiez en interne, mais un grand nombre de vendeurs importent de l’étranger. Sans vouloir décourager, sachez que l’importation comporte de nombreuses règles complexes et plusieurs choses peuvent mal tourner lors du transport. Des vendeurs naïfs ont appris cela à leurs dépens.

Tout d’abord, vous devez décider du mode de transport pour faire parvenir votre inventaire : aérien ou maritime ? L’expédition par avion est rapide mais généralement bien plus coûteuse, alors que la mer prend au minimum quatre à six semaines et est moins onéreuse.

Dans les deux cas, il peut y avoir des retards, comme des congestions portuaires ou des grèves. Il est donc important d’ajouter une marge de sécurité. Il n’est pas conseillé de coller à la date limite pour épuiser vos stocks ou pour une échéance importante.

Une fois votre inventaire arrivé dans le pays, l’étape suivante est la douane. Ma meilleure recommandation est de connaître les règles à l’avance et de s’y préparer. Par exemple, vous devez savoir ce qui est requis en termes de :

Documents prouvant l’authenticité de votre inventaire (les douanes peuvent détruire les produits suspectés de contrefaçon).
Étiquetage selon le pays d’origine.
Documents à soumettre avant l’arrivée de la cargaison.

Conseil d'expert : Trouvez un courtier en douane expérimenté et fiable qui peut gérer l’importation de votre inventaire. Choisissez quelqu’un ayant de l’expérience dans votre catégorie de produits et pouvant vous conseiller sur les réglementations à respecter.

Parfois, des exigences telles que l’étiquetage doivent être abordées avec votre fabricant à l’avance et préparées à l’avance. C’est un domaine délicat, car cela dépend souvent de l’agent de douane qui inspecte votre envoi. Certains vendeurs ont réussi à importer un produit pendant des mois jusqu’à ce qu’un agent examine leur envoi de plus près et détecte un problème. La meilleure méthode est de faire vos recherches tôt et de vous assurer de respecter toutes les règles pour votre catégorie de produits.

Voici quelques éléments que la douane vérifie généralement :

Factures correctes et claires.
Une ventilation précise de la valeur des biens (pour calculer d’éventuels droits de douane).
Un étiquetage et un emballage conformes à la réglementation pour leur catégorie.
Une correspondance entre la quantité de produits et ce qui est facturé (pour éviter d’introduire des articles en douce).
La vérification que l’expédition ne contient pas d’articles interdits ou illégaux.

Expédier votre inventaire vers un entrepôt Amazon

Une fois les formalités douanières passées, la prochaine étape consiste à vérifier votre envoi et à préparer son envoi vers Amazon. Voici quelques étapes à suivre pour préparer votre expédition via le « flux de création d’expédition » dans votre compte vendeur.

1. Préparer votre inventaire

Vous avez quatre options pour préparer votre inventaire avant l’envoi à Amazon :

Tout en un seul carton. Vous n’avez pas besoin de détails supplémentaires, mais vous devez indiquer les dates de péremption, si applicable, ainsi que le poids et les dimensions du carton.
Une référence SKU par carton. Pour les envois multiples avec un SKU par carton, vous devrez soumettre les informations sur le contenu de chaque carton en utilisant l’une des méthodes préférées d’Amazon.
Plus d’un SKU par carton (maximum 10 cartons). Si vous avez moins de 25 SKUs, 10 cartons ou moins, avec plusieurs SKUs dans chaque carton, choisissez cette option et soumettez le contenu du carton.
Plus d’un SKU par carton (plus de 10 cartons). Si vous avez plus de 10 cartons, plus de 25 SKUs, utilisez cette option et soumettez le contenu des cartons via Excel ou des codes-barres 2D.

Une astuce que de nombreux vendeurs en ligne utilisent : emballez d’abord les cartons pour optimiser l’espace, puis notez le numéro de carton sur le formulaire une fois que l’emballage vous paraît optimal. Cela facilite le processus et évite de devoir déplacer des articles ou modifier les formulaires ultérieurement.

2. Fournir à Amazon les informations sur le contenu de vos cartons

Une remarque importante : depuis novembre 2016, les vendeurs FBA doivent fournir à Amazon des détails précis au niveau de chaque carton pour toutes les expéditions envoyées à leurs entrepôts. En ne respectant pas cette consigne, vous risquez des frais par article reçu et un traitement plus long lors de l’enregistrement. Prenez donc le temps de bien faire les choses.

3. Vérifier les éventuelles incohérences

Dès que votre inventaire est enregistré chez Amazon, il est essentiel de vérifier que le nombre saisi correspond à la réalité. Des erreurs peuvent arriver, alors n’hésitez pas à contacter le support si votre stock ne correspond pas après quelques jours.

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Gérer les retours Amazon FBA

Les retours nuisent à l’activité. Non seulement vous perdez la vente, mais votre compte peut également perdre en bonne réputation auprès d’Amazon si vous en avez trop, ce qui peut entraîner une suspension. Il est donc dans votre intérêt de bien suivre cette étape.

Que faut-il faire ? Voici quelques actions à prendre concernant les retours gérés via Amazon :

Vérifiez que le produit a bien été retourné. Les clients disposent de 45 jours pour retourner un article ; si ce délai est dépassé, Amazon doit vous rembourser automatiquement le montant, qui a déjà été prélevé de votre compte.
Pour tout produit jugé « non vendable » (endommagé, défectueux ou abîmé par le client), vous devrez décider de la marche à suivre : vérifier si le produit peut être revendu, le réparer si nécessaire ou l’enlever de votre inventaire et le mettre en écrasement ou radiation.
Comprenez pourquoi le produit a été retourné. Si vous constatez des retours fréquents pour cause de « défectueux », il se peut que vous ayez reçu un lot défectueux de votre fournisseur. Les dommages (si ce n’est pas Amazon qui en est responsable) peuvent aussi résulter d’un mauvais conditionnement. Analysez les raisons de chaque retour pour en identifier la cause principale et agir pour éviter que cela ne se reproduise : peut-être votre fournisseur doit-il améliorer la qualité ou votre emballage doit-il être modifié.
Revoyez la description de vos produits. Les clients reçoivent-ils bien ce qu’ils attendent ? Si vous accumulez des retours parce que le produit ne correspond pas à la description, pensez à mettre à jour votre fiche pour éclaircir les détails.

Adopter une approche proactive pour la gestion des retours vous aidera à limiter d’éventuelles pertes futures et à maintenir une bonne réputation auprès d’Amazon. Ne prenez pas les retours à la légère : ils peuvent avoir un impact difficile à corriger sur votre compte.

Notes pour le quatrième trimestre

Le dernier trimestre de l’année voit souvent les vendeurs déplacer plus de stocks que lors des trois premiers. Il faut donc redoubler de vigilance concernant l’expédition et les retours avec Amazon FBA.

Voici quelques conseils rapides :

Organisez votre inventaire bien à l’avance. La plupart des top vendeurs envoient leurs produits à Amazon dès septembre.
Notez les dates clés d’Amazon pour le quatrième trimestre. Il y a généralement une date limite pour envoyer vos produits, surtout pour les nouveaux vendeurs ou certains catégories.
Utilisez un bon outil de gestion et de prévision des stocks pour rester à jour. Forecastly est un excellent outil qui propose des prévisions de stock et des fonctions de réconciliation.
Videz au plus vite votre inventaire après les retours, car les frais de stockage d’Amazon augmentent en Q4.

Quelques réflexions finales

En tant que vendeur FBA, Amazon prend en charge l’exécution, l’expédition et les retours, ce qui vous permet de vous concentrer sur d’autres aspects de votre activité. Cependant, les vendeurs les plus performants restent impliqués et vigilants.

Faites vos recherches sur l’expédition FBA et familiarisez-vous avec les réglementations, car toute erreur peut entraîner des retards coûteux dans la mise en stock de vos produits. Restez informé des nouveautés pour garantir votre conformité.

Bien que les retours soient une réalité dans le commerce en ligne, ne les négligez pas. Analysez les causes, surtout si les retours deviennent fréquents. Gérer efficacement l’expédition et les retours avec Amazon FBA sera la clé de votre réussite.

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